過去我一直相信,我所推動的培訓與發展項目是“成功”的。然而,我發現我所謂的“成功”和別人想的不大一樣。我以為只要達到了預期的學習目標就是“成功”,但實際上,項目中的一些環節沒能在期限內完成,預算也有點超標,而這些在別人眼中可不是小問題。
后來,我學習了項目管理相關的知識,并逐漸嘗試把它們融入到培訓工作中。很快我發現項目運作更有效率,我不僅能夠實現培訓目標,還能夠滿足公司的期限和預算要求。
將項目管理融入培訓設計程序
每個培訓專業人員都有自己偏好的課程設計方法。其中,絕大多數人青睞ADDIE模式(Analysis分析—Design設計—Development開發—Implement實施—Evaluation評估)。然而,我不得不指出,無論是ADDIE還是其他的教學系統設計(ISD)模式,其實都不夠完整。
作為培訓專業人士,我們所面對的問題不只是改善學習體驗。事實上,如果我們只關注學習本身,那就犯了以管窺天的毛病。記住,培訓項目本身終究是一個“項目”,我們管理培訓項目的方式,和企業內部其他人員管理項目的方式并無不同。因此,我們必須學會將項目管理技巧融入日常工作。
何為項目管理
項目管理(project management)是講如何有效運用人力和其他資源,在特定時間里完成某項特定的工作。一般而言,“項目”有明確的開始和結束時間點,也會有較為明確的預算、團隊及管理者。創造并實施一項培訓方案的過程,完全符合項目的定義。
我們希望能和企業內部其他部門的人員平起平坐,并得到高管的重視,就必須懂得他們的語言。除了培訓本身,我們還需懂得時間表、預算、資源等知識。我們當然需要達成培訓目標,但同時也必須滿足項目本身的時間和預算要求。美國項目管理協會(PMI)把項目管理的過程細分為五個主要環節和十個主要知識點。
美國項目管理協會(PMI)是世界領先的非營利性質項目管理專業機構。PMI致力于收集各個領域先進的項目管理經驗,并轉化為可供任何人學習并運用的行業標準。同時PMI也提供全球最權威的項目管理資格認證。
五個環節分別是啟動(Initiating)、計劃(Planning)、執行(Executing)、監督與控制(Monitoring and controlling)、結束(Closing)。有些環節耗時較長,有些則較短,但所有項目都包含這五個步驟。這五個環節保證了項目能夠正確地開始和計劃、恰當地執行和管理,并最終完美地結束。
PMI定義的十個知識點包括整合(integration)、范圍(scope)、時間(time)、成本(cost)、質量(quality)、人力資源(human resources)、溝通(communications)、風險(risk)、采購(procurement)及利益相關者(stakeholders)。項目設計和運行過程中所涉及的問題,基本上都可以歸類在這十點當中。當然,并不是每個項目都會涉及這十大知識點。例如,如果你的項目并不需要從外界采購任何東西,那么也許就用不上“采購”這部分的知識。
事實上,雖然項目管理方面的知識對我們培訓專業人員很有幫助,但我們不可能僅僅仰賴PMI定義的這些程序和知識,就創造出成功的培訓項目來,而需要結合兩個領域的知識。SPADES模式,就是把傳統的ADDIE模式和項目管理的精髓結合起來,創造出的更為全面的培訓設計方法。
SPADES集培訓管理與項目管理長處于一身
SPADES是指開始(Start)、規劃(Plan)、管理(Administer)、開發(Development)、實行(Engage)、終止(Stop)。其中的各個環節與傳統ADDIE模式基本對應,但加入了項目管理方面的技巧,以確保項目能夠滿足所有人的期望。
由于每個培訓項目都是獨一無二的,因此你未必需要全面用到以下所提的所有知識。然而,每個項目所經歷的環節基本是一致的。
開始(Start)
開始階段是為整個項目打好基礎。首要工作之一,是明確培訓項目的利益相關者,哪些人會與你的項目產生聯系,你第一個想到的當然是培訓師和學員。不過,還需想深一層。
例如,你的上級是否會和項目產生直接聯系,學員們的上級呢?隨著項目的推展,是否會改變學員與顧客或其他人員互動的方式,你的項目是否會用到別人的資源(例如,內容專家Subject Matter Experts)。
所有會和項目產生聯系,或受到項目影響的人,都是